La fatturazione elettronica è entrata in vigore il 1° Gennaio 2019. I cambiamenti ovviamente incutono sempre un timore iniziale, quindi le domande e i dubbi che gravitano attorno a questo argomento, sono moltissime. Con tali presupposti, vediamo insieme cos’è la fatturazione elettronica, come funziona, la normativa, le relative scadenze e l’utilità di un programma per la fatturazione elettronica in commercio.
Fatturazione elettronica: cos’è
La Legge di Bilancio 2018 ha introdotto la fatturazione elettronica in qualsiasi tipologia di relazione commerciale, quindi sia tra professionisti con P.IVA e aziende, che con i consumatori finali. Dal 1° gennaio 2019 quindi, prestazioni di servizi e cessioni di beni che siano state effettuati tra coloro che sono residenti o comunque identificati sul territorio nazionale, sono soggetti esclusivamente alle fatture elettroniche. Il tutto avviene utilizzando il medesimo Sistema di Interscambio della PA.
Volendo semplificare il tutto, possiamo dire che con la fatturazione elettronica mutano radicalmente le modalità con cui si compilavano, si inviavano, si ricevevano e venivano conservate le fatture. Viene tutto trasformato in digitale, conservando tutti i contenuti tipici della versione cartacea della fattura, ma scritto utilizzando il linguaggio XML.
Fatturazione elettronica: come funziona?
La fatturazione elettronica ad oggi definisce un unico percorso standardizzato mediante il Sistema di Interscambio, ovvero l’SdI, gestito dall’Agenzia delle Entrate. Le fasi di questo percorso sono le seguenti:
• Compilazione della fattura elettronica attraverso un software.
• Firma della fattura dell’emittente
della fattura, attraverso firma elettronica.
• Invio della fattura, da parte
dell’emittente, al destinatario. Come detto, il sistema utilizzato è quello di
Interscambio. La legge ha stabilito che questo sia a tutti gli effetti un
passaggio obbligato per qualsiasi fattura elettronica emessa verso la PA oppure
verso i privati.
• Verifica del documento da parte
del Sistema di Interscambio che successivamente provvedere a recapitare al
soggetto destinatario.
In altre parole, il Sistema di Interscambio funge da snodo tra tutti i soggetti interessati, verificando tra l’altro l’esattezza e la conformità del documento.
Compilazione e firma
Abbiamo detto che le prime due fasi sono quelle della compilazione della fattura elettronica e la seguente firma. Attraverso il software scelto, sarà sufficiente compilare tutti i campi previsti nello stesso modo in cui si è sempre fatto. La differenza è che anziché stampare il documento per l’archiviazione, o salvarlo in formato PDF per conservarlo su PC, questo andrà appunto salvato con l’estensione XML.
Durante la compilazione, sussistono solamente alcune differenze, a seconda del destinatario del documento. Ad esempio, se tale destinatario è la PA, si deve inserire obbligatoriamente il Codice Univoco Ufficio, formato da sei caratteri. Se il destinatario è invece un’impresa o un libero professionista, è possibile inserire l’indirizzo PEC direttamente all’interno della fattura inviata al Sistema di Interscambio, che provvederà dopo le verifiche, all’inoltro verso il destinatario.
Nel secondo caso esiste anche una strada alternativa, percorribile quando il ricevente possiede un codice di accreditamento, fornito dall’SdI. In tal caso andrà inserito tale codice in fattura. Una volta provveduto alla compilazione, si rende necessario firmare digitalmente il documento, tramite una firma elettronica qualificata. Ad ogni modo, per l’emissione delle fatture elettroniche, dal 1° luglio 2018, si hanno ben 12 giorni di tempo a disposizione.
Fattura elettronica: ricezione e registrazione
L’SdI può essere paragonato ad una sorta di postino che consegna la fattura elettronica una volta verificato che contenga i requisiti richiesti. Quando si riceve uno di questi documenti, si dovrà semplicemente importarlo nel software gestionale utilizzato. Nessuno nega ovviamente la possibilità di stampare la fattura per una conservazione cartacea, ma oramai questa pratica può essere considerata come un vero e proprio spreco di carta e toner (quindi di denaro), nonché di spazio.
I vantaggi offerti dalla fatturazione elettronica, non si limitano però solamente al risparmio citato, perché ricorrendo a questo tipo di documento, si evita che con il tempo si possa danneggiare o distruggere. Ad ogni modo vengono abbattuti anche i tempi di ricerca e successiva consultazione.
